Le Design Sprint: tout savoir sur la méthode d'innovation de Google

La journée du mardi est marquée par une bascule d’une dynamique à une autre où l’accumulation de connaissance et d’inspiration laisse la place à la créativité et aux solutions. C’est aussi la journée qui caractérise le plus le rythme et la structure du design sprint, permettant de gagner un temps et une énergie considérable par rapport aux modes de fonctionnement standards.

Dans le Design Sprint, tout a une place bien précise pour que les activités s’enchaînent et se nourrissent en construisant sur ce qui a été acquis. Ainsi, la première moitié de la journée du mardi est dans la continuité de la dynamique de découverte du lundi.

On appelle cet exercice les « demos éclair ».

Sur cette demi-journée, les participants vont aller chercher des exemples de solutions déjà existantes dans des domaines parfois très éloignés pour s’en inspirer. Ils peuvent aussi aller rechercher plus près d’eux des idées qui avaient germées dans les esprits de collègues à d’autres moments et qui n’avaient pas été concrétisées. Se nourrir de ces solutions stimule l’esprit et met dans un état rempli de solutions et de possibilités. Regarder ce qui fonctionne ailleurs permet aussi de prendre un recul nécessaire par rapport au sujet choisi la veille.

Concrètement chaque membre de l’équipe présente pendant quelques minutes entre deux et trois inspirations.

En fin de matinée le mardi, les participants baignent dans cet univers qui a été créé. S’y entremêlent des clients cibles, des connaissances pointues du domaine et de la problématique, des questions, une cartographie des parcours d’expérience, un objectif à long terme ainsi qu’une multitude de solutions élégantes, intelligentes et inspirantes pouvant servir d’inspiration.

Toutes les étapes précédentes auront permis de propulser les participants au Sprint, de leur faire gagner de la puissance et de les placer dans cet environnement propice à faire des connexions inédites. Cela aura aussi contribué à former le groupe. Chacun est maintenant prêt à faire quelque chose de ce momentum pour déployer ses idées en solutions.

Dans la deuxième partie de la journée du mardi, le sprint change complètement de dynamique et les participants peuvent enfin travailler sur les solutions. C’est une étape très individuelle. En effet, dans cet exercice, les participants n’interagissent pas ; bien qu’ils soient toujours dans le même espace. Un peu de solitude et d’intimité est nécessaire à la plupart des personnes pour réfléchir convenablement, à son rythme. Cela permet à chacun de se retrouver avec lui-même, d’absorber la matière récoltée depuis le début du sprint, de laisser émerger des idées et de les développer en solutions. Travailler seul assure de pouvoir bien développer ses idées originales sans être influencé par celles des autres. Tout le groupe bénéficie également de ne pas avoir des discussions monopolisées par les personnes qui ont tendance à parler beaucoup et fort et d’être influencées par la pensée du groupe et la tendance naturelle au conformisme. Cette gymnastique est très loin des séances de brainstorming que les concepteurs du Design Sprint ont appris à bien remettre en question.

Un processus particulier est nécessaire pour que cet après-midi soit créatif et fructueux. Comme nous l’avons déjà vu, les premières idées qui nous viennent ne sont généralement pas les plus intéressantes et c’est malheureusement souvent à celles-ci que l’on s’arrête sans aller chercher plus loin. Les différentes étapes du processus permettent de dépasser ce premier stade en générant rapidement et librement une grande quantité d’idées. En plusieurs itérations, ces idées sont explorées, distillées, développées, sélectionnées puis raffinées pour produire une solution sous forme de dessins et de schémas aisément compréhensibles.

Le mardi est probablement la journée qui incarne le plus le caractère structuré et rythmé du Design Sprint. Les activités contenues dans cette journée prennent habituellement des jours, des semaines ou même des mois dans un environnement traditionnel et sont extrêmement propices à se perdre. Le facilitateur du sprint va déployer tout son talent pour faire traverser cette journée et ces activités aux participants et en ressortir l’essence à chaque étape. En raffinant l’exercice, les inventeurs du Design Sprint ont finalement trouvé un bon équilibre entre une durée assez courte des activités ; tout en ayant suffisamment de temps pour réfléchir. Concrètement, les différentes étapes ont des durées spécifiques de quelques minutes à une demi-heure et les activités sont très cadrées et simples. Ceci permet de ne pas se perdre, d’avancer par petits bout, de ne pas s’assoupir, de ne pas entrer dans trop de réflexion, de conserver l’énergie du groupe et de produire des résultats. Enfin, ce rythme avec des tâches précises dans une temps limité enlève la pression de chercher à faire juste ; ce qui est important parce que cette notion n’existe pas dans le Design Sprint.

Pour exprimer leurs idées, les participants au sprint sont encouragés à les dessiner. Passer par cet intermédiaire permet de matérialiser une idée et apporte une compréhension plus large et plus aboutie que la première impression, en stimulant la réflexion à un autre niveau. C’est encore une fois une méthode rarement utilisée dans les contextes professionnels habituels, mais très utile pour un processus d’innovation comme le design sprint.

Le facilitateur va d’ailleurs encourager à utiliser le plus possible le dessin, notamment pour capturer les idées principales lors des présentations de solutions inspirantes du mardi matin. Mais dessiner peut être intimidant pour certains et il est important de démystifier cette activité pour que chacun se sente à l’aise et profite de cet outil. Les attentes ne sont en effet pas grandes en termes de résultat artistique. Le dessin doit simplement aider la visualisation. Dans les premiers temps du processus créatif, les dessins ne sont vus que par celui qui les réalise. Des gribouillis suffisent largement ; à partir du moment où ils permettent à l’auteur de générer des idées. Pour la proposition finale, il est nécessaire qu’elle soit compréhensible par d’autres personnes, mais des dessins simples, des schémas et des flèches feront très bien l’affaire.

Si les dessins ont le droit d’être simples ou même moches, les écrits comptent. Le travail sur les mots à une importance particulière. Certains titres, noms ou éléments descriptifs pourront souvent être repris tel-quels dans le produit final ou servir ultérieurement au branding du produit.

Au terme de la journée du mardi, chaque membre de l’équipe du design sprint aura produit au moins une propositions de solution solide, en lien avec l’objectif, le client-cible et le moment critique choisis la veille.

Les journées du lundi et du mardi étaient dédiées à élargir la connaissance et les possibilités. Arrivé à mercredi, il est temps de choisir les solutions les plus pertinentes et de les intégrer à une expérience pour l’utilisateur, pour pouvoir construire le prototype le lendemain.

La matinée du mercredi continue sur la lancée du mardi en termes de structure et de cadre de la méthode. En effet, il est temps pour le groupe de passer en revue les différentes solutions créées la veille individuellement et de choisir celles autour desquelles le sprint continuera. Sans facilitation, c’est une étape délicate avec de forts risques de dérapage dans des discussions potentiellement interminables et des décisions bancales basées sur des émotions. Les concepteurs du Design Sprint ont heureusement élaboré une mécanique bien huilée permettant de guider les participants dans ce processus. Les multiples propositions de solutions sont étudiées selon un rituel précis qui a la caractéristique « d’ignorer » qui l’auteur de la solution. Contrairement au mode opératoire habituel de la « réunion », il n’y a donc pas de présentation où une solution bancale pourrait être bien vendue par un bon orateur ou une personne avec une certaine aura ou autorité. La solution est « seule » face à l’équipe et doit se « défendre » elle-même. On voit ici l’importance de formuler la solution de manière explicite, simple et compréhensible.

Le processus se veut le plus juste et transparent possible.

Après une découverte initiale en mode « musée d’art » où chaque participant.e pourra lire chaque solution et marquer son appréciation avec des gommettes, l’équipe va se rassembler pour en discuter.

Sous la conduite active du facilitateur, l’équipe va analyser la proposition, extraire les idées essentielles, les discuter, noter des questions éventuelles. C’est un réel travail de groupe qui demande l’attention de chacun. L’auteur de la solution aura tout de même l’opportunité d’ajouter quelques mots pour préciser un point ou répondre à une question à la fin du passage en revue de sa proposition.

Après avoir fait le tour de toutes les propositions, la matinée du mercredi se termine par une très importante décision : la sélection des propositions qui seront prototypées et testées. À ce stade, il faut rappeler brièvement le but du sprint, le choix de client-cible et du moment critique. Il est tout aussi important de rappeler que le sprint est une opportunité de tester des idées pour lesquelles on aura des réponses dès le vendredi soir. C’est donc une invitation à opter pour des solutions audacieuses qui pourraient aboutir sur une réelle innovation ou des découvertes importantes sur les besoins et comportements du client.

L’équipe indique ses préférences directement sur les propositions au moyen des gommettes qui marquent visuellement avec des grappes de points de couleurs le « poids » des différentes solutions. Chacun a aussi l’opportunité d’expliquer son choix. Puis, c’est au Décideur de prendre ses responsabilités et de faire le choix final avec un « Supervote ».

Il est temps de passer au concret:

Il est bien possible que plusieurs solutions soient retenues le matin du mercredi et il faudra déterminer si elles nécessitent un ou plusieurs prototypes. Dans tous les cas, l’après-midi du mercredi est dédiée à réaliser le storyboard de l’expérience que vont vivre les testeurs. L’équipe va combiner et scénariser les solutions retenues sous forme de storyboard, comme pour préparer les différentes séquences d’un film. Cet exercice va les amener à se poser beaucoup de questions pour lier les différentes séquences en un tout cohérent. Il faut notamment choisir par quelle scène commence l’expérience. C’est une étape de planification indispensable pour préparer et faciliter la réalisation du prototype dès le lendemain.

La journée du mercredi aura donc permis de choisir une solution potentiellement innovante à la question choisie le lundi et de préciser comment ce concept allait être présenté aux testeurs le vendredi.

Le jeudi, tout reste à FAIRE. Il n’y a qu’une journée pour construire le prototype qui sera testé dès le lendemain. Cet exercice va tordre quelques modes de fonctionnement conventionnels. C’est généralement le véritable « wow moment » du design sprint. L’équipe découvre qu’il est possible de donner vie à un concept en une seule journée. Le secret? Ne pas chercher à en faire trop ou soigner tous les détails: pas besoin de viser la perfection, le prototype sert avant tout à présenter les idées innovantes et à apprendre de la réaction des testeurs.

Pour comprendre l’esprit et la logique de ce qui se passe le jeudi, il est utile de passer par le vendredi. Ce jour-là, les utilisateurs-testeurs vont expérimenter la solution du design sprint pendant une quarantaine de minutes. Ce véritable moment « de vérité » va permettre de récolter le produit ultime du sprint : les retours des utilisateurs. Pour que ces retours aient une valeur, il faut qu’ils soient le plus candides possibles, reflétant la réaction naturelle d’un utilisateur face à la solution proposée. Tout doit donc être mis en œuvre pour favoriser le naturel de l’expérience et le prototype est l’élément central pour y parvenir. Il matérialise la solution élaborée durant le sprint pour l’utilisateur cible et dans le contexte définit.

Le jeudi matin, l’équipe se retrouve donc avec le storyboard réalisé la veille et une seule journée pour réaliser un prototype qui doit retenir l’attention du testeur, l’immerger dans le contexte et lui faire croire que le produit pourrait déjà exister.

Réaliser un bon prototype nécessite de trouver un juste milieu entre le trop simple et le trop compliqué. Pour mieux comprendre l’enjeu, voyons le prototype en deux dimensions : quelques fonctionnalités de base à tester et un décor pour enrober le tout.

La contrainte de temps d’une journée maintient le rythme et l’esprit du sprint et permet d’aller à l’essentiel. L’équipe doit se concentrer uniquement sur les fonctionnalités avec lesquelles le testeur sera amené à interagir et créer un « décor en carton pâte» pour le reste. Il n’est évidemment pas possible de créer les fonctionnalités « pour de vrai » avec les outils habituels. On ne va rien coder ou construire physiquement par exemple.

Il faut donc trouver un moyen de les simuler pour qu’elles paraissent réelles et qu’elles fassent illusion, mais il n’est pas nécessaire d’aller trop loin. L’Être humain est ainsi fait qu’il peut facilement se laisser prendre au jeu ; d’autant plus s’il l’a choisi consciemment, s’il se sent en sécurité et s’il connaît la durée de l’expérience. On se laisse emporter facilement dans un film, un jeu de société, une histoire bien racontée, pour peu que la base soit cohérente et fluide. Notre cerveau fonctionne pour nous aider dans l’expérience en comblant les lacunes dans la périphérie de l’histoire ou dans le décor.

Il n’est donc ni nécessaire, ni possible en une journée d’aller trop dans l’aboutissement de la solution. Cependant, si un prototype est trop simple ou s’il donne trop l’apparence d’un bricolage, les testeurs n’arriveront pas à entrer dans l’illusion et dans l’expérience qu’ils doivent vivre. S’il y a des erreurs flagrantes d’orthographe, des incohérences dans les données, des inconsistances de design ou de mise en page d’une séquence à l’autre, cela risque de déconcentrer les testeurs du sujet. Ils risquent alors de ne pas prendre l’exercice au sérieux et donc de ne pas réagir vraiment de manière naturelle. Or, c’est la réaction naturelle des utilisateurs qui est le résultat le plus précieux du sprint. Cela demande donc paradoxalement une grande précision et attention aux détails. Une des personnes de l’équipe va prendre ce rôle de « finisseur » pour mettre ensemble les différents morceaux de prototype, veiller à la cohérence générale et à la fluidité de l’expérience.

Réaliser un prototype demande une approche et un état d’esprit particuliers. Nous avons vu que les participants doivent se retenir de faire quelque chose d’aboutit et de parfait ; tout en faisant le nécessaire pour créer l’illusion. Ils doivent également arriver à se détacher de la solution qu’ils sont en train de créer et accepter que les testeurs auront certainement toutes sortes de critiques à faire. Un prototype – par définition – n’est pas une solution parfaite. Il doit juste permettre de mieux comprendre les utilisateurs et de découvrir des éléments que l’on n’aurait pas vu sans ces tests utilisateurs. Enfin, il faut rappeler que toutes les solutions, idées, expériences sont prototypables, mais que ça demandera forcément de l’imagination et de l’ingéniosité de la part de l’équipe. Peut-être que le principal blocage à dépasser est simplement de se mettre au travail.

Les 3 premiers jours du Design Sprint auront permis d’arriver au jeudi matin avec une solution originale, innovante et inédite à prototyper. L’équipe aura même élaboré un plan sous forme de storyboard et tout cela donnera déjà des orientations pour la réalisation du prototype. Qu’il s’agisse d’une application, d’un site internet, d’un produit physique, d’un lieu, d’un service ou d’autre chose, il y a des moyens de les construire rapidement. Des logiciels très intuitifs permettent d’ajouter des boutons avec des fonctionnalités sur des photos de dessins d’écrans et de simuler une application. Un objet peut être imprimé en 3D. Une nouvelle façon de faire ses achats dans une boutique peut être jouée avec des acteurs autour du testeur et dans un lieu mobilisé et transformé pour l’occasion. Les outils varient, mais tout est prototypable, même si la solution est inédite. De plus, le facilitateur du Design Sprint accompagnera l’équipe dans cet exercice et pourra même inviter un spécialiste de la réalisation de prototypes (UX/UI) spécialement pour cette journée.

Le travail va être répartit entre l’équipe avec différents rôles et sur les 10 à 15 séquences esquissées sur le storyboard. En plus de ceux qui créent concrètement le prototype, il y a ceux qui assurent la logistique pour le matériel et les recherches, quelqu’un pour assurer la cohérence de l’ensemble, quelqu’un spécialement dédié à produire des textes réalistes et adaptés au sujet et aux utilisateurs cibles. Finalement, la personne qui sera au contact des testeurs le lendemain aura également beaucoup de travail pour se préparer.

En milieu d’après-midi, toute l’équipe se retrouvera pour faire un test du prototype. Ce moment permet de vérifier que tous les éléments du storyboard sont intégrés, que l’ensemble est cohérent et d’avoir encore le temps pour apporter quelques ajustements et corrections.