⚡️ Faire collaborer en temps réel une équipe distribuée à travers le monde dans le cadre d'un Design Sprint, impossible? - Pas si sûr

Nous compressons potentiellement des mois de travail en quelques jours, sans frais de voyage, ni d'hôtel, ni de risque d'attraper une horrible épidémie. Chacun participe en remote, tranquillement, depuis chez soi. Bienvenue en 2020.

Des workshops raccourcis, sur des problématiques plus ciblées, appelés "alignement stratégiques" peuvent être proposés en remote.

Il y a encore trois ans, il aurait été impossible de proposer un tel service, mais les outils sont là. Des personnes importantes pour la communauté Design Sprint, telles que Robert Skrobe, ont beaucoup testé et expérimenté. Des outils tels que Mural ont intégré les retours des sprintmasters pour en faire une interface adaptée aux Design Sprint longue distance. Aujourd’hui, grâce aux outils et forts de notre expérience de plus de 100 Sprints dans le monde physique, nous somme prêts à vous accompagner dans vos workshops virtuels.

Concrètement, nous échangeons en temps réel par visioconférence sur la plateforme Zoom. Les exercices pratiques sont réalisés au moyen de Mural, un tableau blanc virtuel sur lequel tout le monde peut interagir.

Certains exercices sont pratiqués physiquement, sur papier et partagés dans un second temps.

Logiciels de collaboration à distance

Quelle équipe pour un Design Sprint?

La clé du succès d’un Design Sprint est de rassembler une petite équipe pluridisciplinaire, d’environ 5 à 7 personnes. Lorsque nous menons le Design Sprint dans les entreprises, nous demandons trois jour de présence effective (la partie workshop).

Les membres de l’équipe sont aussi conviés à découvrir les résultats du Sprint en livestream video lors du jour 5.

Design Sprint en remote 5 jours

Pré-requis

  • un Sprint Challenge, important et bien défini
  • une Equipe de 5-7 personnes
  • un(e) Decideur, le sponsor du project
  • Chaque participant(e) dispose d’un ordinateur, d’un casque / micro, d’une bonne connection Wifi

Agenda typique(même time zone)

  • Lundi, mardi, mercredi
    (idéal pour parents stressés)
    – – – – – – – – – –
    9:00 – 11:30
    -pause-
    13:30 – 15:00
    -pause-
    15:30 – 17:00
    – – – – – – – – – –
  • Jeudi: seulement Designers
  • Vendredi (voir les tests): 15:30 – 18:00

Délivrables

  • En jour 4, nous aurons créé un prototype haute fidélité permettant de tester d’une manière efficace les concepts imaginés lors des jours précédents.
  • En jour 5, nous présenterons ce prototype à de futurs utilisateurs ou clients potentiels. Les interviews sont filmés et les enseignements capturés au moyen d’une grille d’évaluation (scorecard)

Résultat

  • Aligner l’équipe sur la stratégie
  • Tester et mesurer le potentiel d’un concept
  • Limiter le risque
  • Maximiser le ROI
  • Expérience de collaboration en remote
  • Former votre équipe aux techniques
    d’user experience design (UX)

FAQ

Lorsque l’on le point d’essayer quelque chose de nouveau, il y a un certain nombre d’appréhensions, ce qui est normal. Nos sprintmasters sont très expériementés, qu’il s’agisse d’un Sprint classique en présentiel ou virtuel.  Nous contactons les participants quelques jours à l’avance pour répondre et questions et tester les outils, pour que tout soit prêt le jour J.
Nous utilisons des outils simples, l’équipe n’a pas besoin de compétences ou une expérience spécifiques en matière de travail à distance.
Les participants seront guidés tout au long du processus et chaque exercice et outil est présenté d’une manière agréable et pédagogique.

L’équipement de base pour chaque participant(e) est le suivant: un ordinateur avec un bon microphone/ et casque d’écoute (ou des écouteurs), une webcam et une connection Internet rapide.

Les participant(e)s doivent utiliser  un navigateur web récent tel que Google Chrome, Safari ou Firefox.

Tout au long du Sprint, notre co-facilitateur règle les petits soucis d’ordre technique pouvant être rencontrés par les participants.

Outre les aspects évidents – travailler à partir de différents lieux et utiliser des outils en ligne – le reste du processus du sprint est très similaire au Design Sprint classique, en présentiel. Nous ne modifions pas le processus du sprint our garantir la qualité des résultats, mais les heures de travail peuvent être réduites, en particulier si votre équipe travaille sur plusieurs fuseaux horaires.

Le Design Sprint est un processus dans lequel l’équipe de  une solution en réponse à un challenge ciblé, la prototype et la teste. Nous raccourcissons rarement nos sprints pour assurer la qualité des résultats finaux.
Parfois, la problématique sur laquelle vous travaillez peut ne pas nécessiter un sprint complet. Nous nous adaptons aux besoins du client et créons des ateliers plus courts. Nous pouvons par exemple proposer notre workshop d’alignement stratégique afin d’aligner rapidement les équipes pour définir et prendre des décisions importantes sans perdre de temps. Ce type d’atelier dure généralement entre un et deux jours, selon les résultats souhaités.

Si vous hésitez à savoir si un Design Sprint est le bon choix pour votre défi, n’hésitez pas à nous contacter via contact@design-sprint.com, et nous vous aiderons à trouver le processus parfait pour répondre à vos besoins ou vous aider à bien définir votre problématique: le Sprint Challenge.

Comme dans un Sprint physique, l’implication d’un groupe dépend fortement de l’experience du Sprintmaster. La facilitation à distance en virtuel est une gageure qui réclame beaucoup d’observation de soft skills et d’énergie. Le Design Sprint est un processus très compact et structuré. Certains moments réclament un haut niveau d’énergie et de focus. Entre chaque exercice, nous placons des pauses régulières.  Nos journées démarrent à 10 heure du matin pour s’achever autour de 16h00, ce qui permet aux équipes de réaliser d’autres tâches en amont (lire et répondre à leurs mails, gérer les plannings etc…)

Pendant le temps de travail actif – OUI ! C’est très important pour garder l’énergie et l’implication des équipes. Vous pouvez l’éteindre pendant les pauses si vous en avez envie. Vous devriez le voir comme si toute  l’équipe de sprint se trouvait dans la même pièce.  Peu importante  la décoration, peu importe l’éclairage. L’important est de conserver une interaction aussi humaine et sociale que possible. C’est peut-être un peu bizarre au début, mais après la première heure environ, vous y serez complètement habitué(e).
Lorsque vous travaillez dans un espace physique, vous êtes en interaction avec les autres personnes, et vous irez peut-être prendre votre café ou engager une discussion informelle avec les autres. Cela crée une dynamique particulière entre les membres de l’équipe, nécessaire à une communication efficace. Vous pouvez retrouver une expérience assez similaire avec les outils de travail à distance, mais tout le monde doit accepter de jouer selon les mêmes règles.

Bien sûr ! Notre équipe a essayé presque tous les outils disponibles à l’heure actuelle. Pour optimiser l’expérience du Remote Virtual Design Sprint, nous utilisons Mural ;  un tableau blanc en ligne, où chaque participant peut travailler en même temps en collant des « postits » virtuels, nous utilisons Zoom comme outil de vidéoconférence et Figma pour le prototypage. Ces outils facilitent la collaboration de tous en même temps. Mais bien que ceux-ci soient nos préférés, nous pouvons nous adapter et utiliser des outils tels que Skype, Google Hangouts, Miro, Google Jamboard, Bluejean, Webex, Teams, etc.

Les équipes dispersées peuvent collaborer pour résoudre les problèmes rapidement, en utilisant un processus éprouvé qui donne des résultats précis sans utiliser un budget additionnel pour l’hébergement, les déplacements, la location d’une salle, la nourriture, etc. La possibilité de pouvoir collaborer sur de longues distances est aussi un plus.

Le Design Sprint jour après jour

Préparer

Design Sprint - Jour 0

Comprendre

Design Sprint - Jour 1

Esquisser

Design Sprint - Jour 2

Design Sprint Day 3 decide

Décider

Design Sprint - Jour 3

Design Sprint rapid prototyping

Prototyper

Design Sprint - Jour 4

Design Sprint jour 5 tester

Tester

Design Sprint - Jour 5

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