Design Sprints à distance et la facilitation online de workshops d'innovation

Avec Steph Cruchon et Paul Van der Linden

Transcript

Stéph Cruchon et Paul van der Linden

Merci beaucoup d’être ici avec nous dans la salle et de nous regarder en direct. C’est incroyable ! Nous voulions parler du Design Sprint à distance et nous pensons que c’est vraiment quelque chose qui est chaud en ce moment. Beaucoup de gens sont très intéressés par ce sujet et oui, nous pensons qu’il est important d’en parler.

Il s’avère que Paul et moi avons maintenant une certaine expérience des Design Sprints à distance. Et nous aimerions partager avec vous quelques trucs et astuces, et je suppose que Benjamin qui est ici,
James et Andrea, qui a également pris part à cette conversation, ont beaucoup de trucs et d’astuces car nous avons tous déjà participé à des Design Sprints à distance.

Peut-être que Paul tu pourrais te présenter ?

Oui, bien sûr que je peux ! Je suis hollandais d’origine, je vis en Suisse depuis un certain temps déjà, presque 20 ans, et je suis dans l’innovation numérique depuis 1986 déjà. Et quand Stéph m’a demandé de faire cette conversation le vendredi après-midi, je pensais bien.

La vidéoconférence et le travail à distance, c’était quand je les ai rencontrés pour la première fois et en fait c’était déjà en 1992 quand j’ai eu ma première vidéoconférence et des sortes de sessions à distance avec les Amériques, quand je travaillais chez Philips Lighting. Nous avons réalisé un projet Internet, ou en fait notre premier projet Internet, qui démontrait la puissance des solutions d’éclairage dans la sécurité urbaine et, à l’époque, tout le travail à distance n’était vraiment disponible que dans la salle de conférence. Il y avait donc une grosse caméra, des téléviseurs et d’autres choses de ce genre, mais la technologie s’est en quelque sorte améliorée.

Mais la façon dont nous devions traiter les problèmes était exactement la même que celle que nous avons maintenant, dont nous allons également discuter aujourd’hui, donc rien n’a changé en ce sens depuis, oui, est-ce que c’est presque 30 ans ? C’était intéressant à voir, c’est un peu court, donc nous avons beaucoup d’expérience dans le travail à distance que nous connaissons pour les ateliers à distance, pas seulement pour les Design Sprints.

Et dernièrement, Paul a travaillé avec nous dans le cadre de master classes, parce qu’il est boursier de Design Sprint. Lorsque nous organisons des masterclasses de design sprint et que nous avons beaucoup de monde, nous avons besoin de co-facilitateurs. Alors bien sûr, nous faisons appel à nos boursiers pour nous aider. Paul a animé un groupe de Design Sprint Masterclass, ce qui lui a permis d’acquérir une nouvelle expérience de la course de vitesse en ligne.

Quel est ton conseil numéro un ?

Apprendre à connaître les participants des Design Sprints à distance

Pour être au même niveau que les participants, il serait bon, par exemple, que je connaisse sa boisson préférée ou son film préféré. Car si elle dit par exemple que je suis un fan de hard rock et que je connais les 32 albums de KISS, cela pourrait me concerner et elle est immédiatement une personne et pas seulement le directeur artistique de la national portrait Gallery.

Mais c’est une personne et pour moi, une bonne collaboration consiste à humaniser les gens en leur disant qu’ils vont travailler intensivement pendant les cinq premiers jours, ce qui serait mon premier conseil pour mettre tout le monde à l’aise.

C’est ainsi que nous avons procédé lors de nos Master Classes de Design Sprint. Pour commencer, nous avons créé un tableau Miro ou Mural et nous avons demandé aux gens de simplement ajouter une photo de vous en train d’écrire sur les stickers. Vous savez, en gros, quelles sont vos boissons préférées, votre film préféré…

Nous avons également créé une carte du monde et demandé aux participants de localiser exactement leur position. Et cela crée déjà un peu d’interaction. C’est une tâche facile à réaliser, vous savez, vous pouvez juste ouvrir Miro ou Mural et faire quelque chose de très facile au début avant de devenir fou en montrant la toile. C’est un bon début pour un Remote Design Sprint.

Design Sprint à distance online

Et cela nous amène immédiatement au conseil numéro deux. Le conseil numéro deux est le moment où vous demandez aux gens comment vous pouvez par exemple mettre votre film préféré ou votre boisson préférée sur le tableau. Comme cela, ils ont besoin de mettre un post-it, donc ils se familiarisent immédiatement avec les outils de travail à distance sans vraiment penser à ce que je dois faire, comment mettre un post-it.

Ainsi, de manière ludique, vous connaissez déjà un peu votre chemin sur le tableau Miro ou Mural sans être stressé. et vous pouvez déjà commencer à utiliser les outils de travail à distance. Cela vous met à l’aise en même temps.

Je vais partager mon écran juste pour que vous puissiez voir à quoi ressemble le Design Sprint à distance et en gros les modèles que nous utilisons qui pourraient être intéressants. Ce que vous voyez ici est le modèle que nous utilisons pour un Design Sprint à distance. C’est le modèle que nous avons créé et qui est devenu le modèle officiel du Remote Design Sprint.

C’est parce que Jake Knapp, John Zeratsky et Jackie Colburn en faisaient partie. C’est un modèle que vous pouvez trouver gratuitement ou vous pouvez simplement cliquer sur Mural ou Miro, il existe pour les deux plateformes. Vous écrivez le modèle officiel de Design Sprint à distance et vous pouvez l’obtenir pour votre propre usage.

Jusqu’à présent, il existe deux versions : une en anglais et une en français si vous nous regardez et que vous parlez une autre langue comme l’espagnol, le japonais, le chinois, tout ce que vous pouvez nous dire et ce serait vraiment génial si vous étiez intéressés pour traduire les modèles.

La façon dont les modèles de Miro et de Mural fonctionnent est comme des activités guidées pendant toute la semaine. Vous pouvez juste zoomer et vous voyez ici les activités du premier jour, donc celles du Sprint à long terme, les questions du Design Sprint… Vous pouvez vraiment zoomer à un niveau fou pour voir exactement toutes les activités et comment cela fonctionne.

Nous guidons donc le groupe tout au long des journées en allant d’exercice en exercice. Au début, c’est très effrayant, vous entrez dans ce nouvel environnement éloigné et vous vous dites « oh mon Dieu, j’ai une semaine entière de travail juste devant mes yeux, alors les gens ont un peu peur.

Ce que je recommande pour le sprint en ligne sur l’embarquement, c’est de créer une autre toile vide ou presque vide avec une activité très simple. Cela pourrait être un brise-glace, une carte du monde, n’importe quoi… pour que les gens puissent se familiariser avec l’outil avant de passer par le modèle de sprint réel.

Importance de l’arrière-plan pendant l’atelier à distance

Je pense qu’il est temps d’arrêter le partage d’écran. Je ne sais pas si vous avez vu ça, mais c’est en fait quelque chose qui arrive tout le temps pendant les Design Sprints en ligne.

Faites attention à ce que vous montrez. Il y avait ma fille qui courait à l’arrière… Sachez que si vous travaillez à distance, tout ce qui se passe derrière vous est visible et le sera en principe tout le temps que vous travaillez à distance avec le zoom. Vous ne savez pas si quelqu’un prend une capture d’écran et bien sûr, cela a été mis en scène.

Il est important de savoir à quoi ressemble votre arrière-plan et ce qui se passe en arrière-plan de votre écran également.

Honnêtement, je ne me soucie pas vraiment de l’aspect de votre arrière-plan, mais il est important de s’assurer que les gens ne sont pas distraits par ce qu’ils voient.

L’appareil photo est un sujet très important. Je ne sais pas pourquoi, mais beaucoup de gens ont tendance à éteindre la caméra et pour moi, lorsque vous faites de grosses activités en ligne, ce que nous faisons en ce moment. Grâce à COVID19 , il y a une sorte d’étiquette, je pense qu’il est très important de garder la caméra allumée, ce qui signifie simplement que je me soucie de ce que nous faisons.

Vous voyez si les gens allument la caméra, ils sont avec nous dans la salle en ligne, ce n’est pas que nous les contrôlons, mais cela veut simplement dire que je suis avec vous, je me soucie de ce que nous faisons. C’est tellement important de savoir ce que font les participants quand vous faites un sprint en ligne. Lors d’un atelier en personne, il est assez facile de voir si
quelqu’un prend le téléphone, fait autre chose. Vous voyez si la personne se sent vraiment mal, quand c’est suffisant et que vous devez faire une pause.

Avec Julien, nous enseignions il y a quelques semaines et c’était fou. Sur les vingt élèves de la classe, dix-sept ont éteint leur caméra.
Oui… les étudiants adorent éteindre leur appareil photo… C’est vraiment dérangeant parce qu’on a l’impression de parler aux murs… C’est important pour les facilitateurs et pour les participants de pouvoir mettre un visage sur les gens et de voir comment ils réagissent.

En utilisant Zoom, si vous appuyez sur la touche espace, vous vous désactivez sans avoir besoin d’utiliser la souris. Ce qui adoucit l’interaction entre les participants et cela devient un dialogue.

Règles du Design Sprint à distance

Conseil numéro quatre. Il est vraiment lié à ce que nous avons réellement pendant un Design Sprint en personne. Nous devons avoir la même discipline, donc si vous êtes dans une pièce avec d’autres personnes et que vous travaillez sur votre Design Sprint, vous faites des tâches. Vous détestez quand les gens vous regardent travailler, prennent leur téléphone portable et font d’autres choses, appellent leur mère ou téléchargent des photos sur l’Instagram.

En fait, vous devez demander et je pense que vous pouvez même exiger des gens qu’ils aient les mêmes règles. Donc, pendant que nous travaillons, assurez-vous que vous passez vraiment du temps sur le sujet du Design Sprint et tout le reste peut attendre les petites pauses ou les longues pauses déjeuner.

Bien sûr, ce genre de choses n’aidera pas à la réussite du Design Sprint à distance.

En fait, c’est drôle parce que vous savez, certains participants, surtout les étudiants, pensent parfois que nous ne voyons pas ce qui se passe. Mais en réalité, on peut voir, car ils ont des lunettes ou même on peut voir de leurs yeux qu’ils sont sur Facebook. Nous le savons parce qu’il est facile de reconnaître le bleu de Facebook ou de voir le jeu vidéo dans les lunettes.

En fait, c’est pour cela que j’ai des lentilles de contact maintenant.

Design Sprint Onboarding – tester les outils et l’équipement

Lorsque nous effectuons un Design Sprint à distance, il y a toute cette partie de l’embarquement qui est très importante. Dans un Design Sprint normal, vous pouvez simplement faire entrer des gens dans la salle, vous leur expliquez quelques règles, puis ça marche et vous pouvez commencer. Pour les Design Sprints à distance, nous avons généralement un embarquement. Quelques jours avant le sprint, nous demandons aux gens s’ils peuvent participer à la réunion de zoom pendant 15 à 20 minutes.

Nous testons tous les outils de travail à distance que nous utilisons lors des Design Sprints en ligne. Nous testons le zoom, la fresque murale ou le Miro. Nous testons les webcams, le son, etc. Le son est tellement important !

Les gens pensent qu’ils ont besoin d’un micro ou d’un équipement de fou pour l’atelier à distance. En réalité, vous n’avez pas besoin de tout cela. Comme Paul, votre son est incroyable et vous n’avez que des écouteurs. C’est vrai, les bouchons d’oreille Apple standard. Presque tous les écouteurs ont un petit rôle ici. Il y a un microphone caché, donc vous avez un très bon son avec un matériel très simple.

Nous vérifions également la connexion Internet des participants. Si vous avez un embarquement avant votre Design Sprint à distance, en quelques minutes vous verrez exactement qui va avoir des problèmes de connexion.

Dans un environnement distant, il est important d’avoir un groupe Slack open ou whatsapp pendant toute la durée de l’atelier à distance. Cela nous a permis d’économiser de nombreuses fois nos ateliers, surtout si vous avez des problèmes techniques. C’est aussi étonnant de pouvoir faire cela pendant les pauses, pour s’amuser un peu. Par exemple, partager des photos de nos repas pour maintenir une interaction entre le groupe. Bien sûr, vous devez choisir le bon outil pour la bonne équipe. WhatsApp peut sembler un peu personnel dans certains contextes. Slack est un peu plus technique, mais si vous voyez déjà que vous aurez besoin de beaucoup de partage de documents, il est peut-être intéressant de l’envisager.

Slack travaille également sur les mobiles, il pourrait donc utiliser votre connexion internet. Pour les facilitateurs d’ateliers, c’est un bon moyen d’obtenir de l’aide ou de partager des informations.

Pendant le Design Sprint à distance, il est normal d’avoir quelques problèmes techniques. Vous en avez aussi pendant les Design Sprints en personne. Il y a cette partie appelée « démonstrations éclair » où vous devez simplement connecter l’ordinateur pour montrer quelques diapositives, quelques sites web… Cette partie spécifique ne fonctionne pas toujours parce qu’elle est un peu technique.

Dans Design Sprint à distance, nous passons une semaine entière avec le zoom, il est donc presque impossible d’éviter les problèmes techniques. Il y a quelques semaines, nous avons eu notre Masterclass de Remote Design Sprint avec trois groupes et chaque groupe avait son facilitateur ou co-facilitateur. Dans tous les cas, il y avait un problème. Nous avons donc assigné le facilitateur ou le co-facilitateur à la personne qui avait le problème et nous l’avons retiré de la session réelle.

Par exemple, si quelqu’un a des problèmes de connexion, ou si son audio ne fonctionne pas et que nous essayons de résoudre cela en groupe pendant 15-20 minutes et qu’avec le sprint à distance nous avons un planning serré, c’est un temps précieux que le groupe perd. C’est pourquoi il est important d’avoir le co-facilitateur, de les démonter et s’il y a toujours une connexion internet, d’aller dans une salle de réunion et d’essayer de comprendre quel est le vrai problème et d’éloigner complètement ce problème de l’équipe pour qu’elle puisse continuer à travailler.

L’importance du co-facilitateur du Design Sprint à distance

Il y a deux semaines, j’avais un atelier à distance et une dame m’a dit : « Je déteste vraiment tout ce travail à distance, ça ne marche jamais pour moi et elle avait déjà cette répugnance naturelle à faire du travail à distance et puis, s’il y a
quelqu’un dans l’équipe qui a aussi toutes sortes de problèmes techniques qui vont renforcer son sentiment, je n’aime pas la distance parce que ça ne marche pas. Je pense que cela peut être évité en sortant immédiatement le problème, en le résolvant et en faisant revenir les gens dans la salle. Le conseil est donc de ne jamais le faire seul. Assurez-vous toujours d’avoir un co-facilitateur.

Vous comprenez déjà toute l’organisation d’un environnement distant et vous résolvez le problème immédiatement et ne vous sentez pas désolé comme si j’éliminais le cadre ou la personne la plus aimée de la pièce. Parce que c’est tout simplement dérangeant pour les personnes
et le crée je pense qu’il n’est pas nécessaire d’être un magicien de la technique.

Meilleur navigateur pour utiliser au mieux les outils

La plupart des problèmes sont assez simples. La plupart du temps, dans 50 % des cas, il vous suffit de dire quel navigateur vous utilisez ? Ok Microsoft edge, n’utilisez pas Microsoft edge vous savez tout. Donc je suppose que vous pouvez déjà résoudre la moitié des problèmes en utilisant simplement Chrome ou un bon navigateur.

Ensuite, il y a la connexion Internet et puis c’est comme si j’avais vu plus de problèmes sur les PC que sur les Mac, mais je pense que c’est plus parce que c’est comme tous les ordinateurs et comme les ordinateurs vraiment professionnels, pas ces gens qui travaillent avec des petits écrans, comme celui-ci, aussi grand. Ces ordinateurs sont faits pour écrire des e-mails et ils ne sont pas du tout faits pour le travail, je ne fais qu’écrire des e-mails ou utiliser un excel, donc c’est un problème.

Importance d’utiliser 2 écrans ou plus pendant le Remote Design Sprint

Avoir un deuxième écran est pour deux raisons extrêmement important parce qu’en ce moment je vous parle vraiment. Je vois tout le monde, mais supposons que je doive aussi travailler sur le sur ma ligne et j’essaie en même temps de rester en contact avec vous. Et pour voir vos expressions, c’est impossible parce que mon écran est trop petit. Surtout sur les petits PC professionnels. J’ai tout le monde à droite, mon écran partagé à gauche, j’ai besoin de regarder quelque chose sur l’autre et c’est en gros oui, vous vous perdez. Et en fait, vous passez constamment d’une application à l’autre.

Il est donc indispensable d’avoir un deuxième écran pour l’atelier à distance. Avec un deuxième écran, vous pouvez en avoir un dédié au zoom, au contact visuel et audio et un sur lequel vous travaillez est tout simplement idéal pour avoir tout ce dont vous avez besoin au bon endroit et vous restez en contact avec votre groupe. Vous restez motivé et connecté et de l’autre côté, vous pouvez travailler et utiliser tout l’espace.

Ma configuration de travail à distance est maintenant mon petit écran avec le zoom pour que je vois tout le monde encore bien et sur le côté gauche j’ai mon espace de travail où je peux faire tout ce dont j’ai besoin parce que si je travaille dans le Design Sprint ensemble ou seul, je travaille quand même là donc pas distrait. Mais si j’ai besoin de trouver un contact, je peux juste tourner la tête et je vois ce qui se passe. Je conseille donc à tout le monde, si possible, d’attacher son téléviseur ou un écran supplémentaire.

Je pense que vous l’avez déjà dit, un écran n’a pas besoin d’être cher, vous savez. Il suffit de prendre un vieil écran que vous savez comme celui qui se trouve dans votre garage ou vous pouvez trouver des écrans pour 40 ou 50 dollars sur le marché de Facebook ou autre. Il n’est donc pas nécessaire qu’un deuxième écran soit très sophistiqué. Comme vous l’avez dit, c’est tellement important que vous mettez le zoom sur la grille des personnes, donc quand je facilite, je mets toujours le zoom en mode grille.

Zoom en mode grille pour une meilleure collaboration dans les ateliers à distance

Je vais juste aller en haut à droite et vous pouvez changer l’affichage du zoom en mode grille. Vous pouvez les voir tous et je place cette vue de zoom juste en dessous de ma webcam, donc l’écran qui a une webcam est si important parce que vous parlez vraiment aux gens. Vous les regardez donc pendant que vous parlez parce qu’il n’y a rien de plus important que le respect. Mais ce qui est bien avec ça, ainsi qu’un petit quelque chose que j’ai vu, c’est que parler
dans un appareil photo ou deux dans un objectif, c’est un peu gênant mais j’ai ce petit gadget en haut de mon écran. En gros, je parle à la petite chouette et ensuite j’ai au moins un visage où je me parle qui est critique. Vous devez regarder quelque chose parce que l’objectif ne fait rien, mais le simple fait d’avoir ce gadget sur le dessus montre que je parle à quelqu’un, au moins pour que je voie deux yeux là où je regarde.

Si je regarde dans la caméra et que c’est une chose simple mais utile pour avoir cette belle connexion, oui et si vous n’avez qu’un seul écran, peut-être

Trucs et astuces de facilitation à distance avec un seul écran

Je peux vous montrer une courte vidéo de l’atelier à distance que nous avons organisé il y a quelques semaines. Regardez ce que nous avons fait : en gros, vous avez le
l’espace de travail qui était une fresque murale qui occupait la plus grande partie de l’écran 2/3 et 1/3 était un zoom car on peut facilement réduire la taille de la colonne ; on fait une colonne avec zoom en mode grille et on a alors tout le monde bien à l’écran

Je peux vous montrer une vidéo de Design Sprint à distance. Oui, c’est pourquoi c’est un sprint intéressant parce que c’était vraiment un Design Sprint à distance à son plein potentiel : ce n’était pas seulement une équipe, c’était trois équipes en même temps. Cela peut sembler être un cauchemar, mais c’est en fait possible. Je dirai que c’est aussi complexe que d’organiser trois Design Sprints en même temps dans une seule pièce, mais vous pouvez en fait le faciliter. La seule chose à faire est d’avoir un facilitateur principal qui dirige en quelque sorte les exercices et ensuite chaque groupe peut travailler sur ses propres Design Sprints.

Zoom sur les salles de réunion pour faciliter les Design Sprints à distance multiples en même temps

Il existe une fonction étonnante de zoom, si vous ne l’avez pas encore, vous devriez juste creuser dans les options et l’activer ; elle s’appelle zoom breakout rooms et cela m’a sauvé la vie quand j’ai eu besoin de faciliter plusieurs Design Sprints à distance en même temps. Le jour où j’ai découvert cette
Donc, si vous l’avez, c’est une petite icône avec quatre carrés. Elle apparaît vers le bas, c’est ce qu’on appelle le zoom, c’est aussi la gratuité.

C’est étonnant ce qu’il fait, c’est qu’il permet d’ouvrir des sous-chambres, des salles d’atelier à distance pour que deux ou trois personnes puissent travailler et vous pouvez envoyer des gens dans ces salles. C’est comme si vous pouviez avoir une salle principale de Design Sprint avec tout le monde : si vous avez 15 personnes, vous avez 15 personnes en même temps, vous ouvrez la salle et vous envoyez des groupes de cinq personnes dans trois groupes différents dont vous vous souvenez de chacun. Je les rappelle dans la salle principale et ensuite nous avons continué à animer, ce qui est étonnant au début, mais cela semble un peu effrayant parce que vous aimez attendre, j’ouvre mes salles et je dois y assigner des personnes.

La première fois, cela prend un peu de temps, mais il suffit de le faire une fois pour ouvrir et fermer automatiquement les salles comme ça. C’est incroyable et, honnêtement, il n’y a pas de limite au nombre de sprints que vous pouvez faire en même temps. Parce que vous pourriez avoir, je ne sais pas, dix sprints en même temps. Vous avez un facilitateur principal avec plusieurs équipes, donc vous devez être très clair dans votre facilitation.

En expliquant clairement que c’est ce que nous allons faire dans les dix prochaines minutes, vous donnez l’exercice envoyer les gens dans les salles. Ils font l’exercice et vous les rappelez. Je vais écrire dans les salles de discussion à partir du zoom et c’est gratuit ; il suffit de l’activer dans le
puisqu’il n’est pas activé par défaut. Je ne sais pas pourquoi car c’est la meilleure fonctionnalité du zoom, c’est pourquoi les œufs de Pâques sont toujours difficiles à trouver.

Un petit conseil, j’étais dans la position la plus facile parce que j’étais en train de faciliter et de donner les instructions, puis d’ouvrir les salles et puis Paul, tu étais dans la salle avec ton groupe, peut-être que tu peux partager un peu sur la façon dont ça a fonctionné pour toi.

Pendant la Masterclass à distance du Design Sprint, c’était un peu différent parce que c’était des sprints accélérés que nous faisions, où tout le monde comprenait déjà plus ou moins les principes du design sprint, donc ce n’était pas nouveau. Mais ce que j’ai remarqué, c’est que les moments où nous étions ensemble dans le groupe et où Steph nous expliquait les étapes suivantes, c’est-à-dire la qualité du niveau d’énergie, étaient au bon niveau. Mais lorsque nous sommes entrés dans les petites salles où nous n’avions que quatre phases et que nous nous sommes retrouvés face à face, le niveau d’énergie a immédiatement augmenté parce que tout le monde a vu que nous étions beaucoup plus proches les uns des autres.

J’aime parler et donc je prends beaucoup de place, mais il y a des gens qui ont des choses beaucoup plus intéressantes à dire que moi, mais simplement parce que je parle, ils ne parlent pas et si vous avez une petite équipe comme facilitateur, vous voyez beaucoup plus comme quelqu’un qui veut dire quelque chose et si quelqu’un prend l’espace d’air.

Les petites salles de réunion sont extrêmement importantes pour des ateliers à distance plus petits, plus intenses et plus efficaces. En les utilisant, j’ai vu cette énergie se déplacer et les gens sont sortis en équipe dans la salle principale.

Taille optimale du groupe de l’atelier en remote

Des équipes plus petites, l’énergie qui monte immédiatement, ce Momentum, j’aime beaucoup ça.

Il y a eu récemment une bonne recherche sur les ateliers à distance et de nombreuses recherches et je vais essayer de trouver l’article mais il montre qu’un groupe de cinq personnes à distance est le nombre optimal pour faire du travail à distance et en fait nous avons fait une expérience sans avoir ce rapport à ce moment-là donc déjà qu’il y a quatre personnes et l’facilitateur était vraiment génial, il donnait vraiment l’énergie nécessaire et ensuite et l’engagement de chacun à le faire à un moment critique de l’écran.

Prototypage pendant les Design Sprints online

Quand vous faites un story-board de ce que vous ne pouvez pas prototyper, c’est donc cette transition entre nous avons une très bonne idée et nous avons de bonnes idées que nous voulons faire avancer, mais maintenant nous devons faire un prototype et prendre les idées que nous voulons faire avancer. Nous les mettons au mur, nous faisons comme si tout allait bien, nous avons ces deux ou trois idées puissantes, nous allons diviser le groupe en deux ou trois équipes et maintenant nous nous concentrons seulement sur une partie du prototype.

Nous divisons le groupe, nous laissons les gens travailler et ensuite nous nous réunissons, disons une heure, une heure et demie, et alors les gens seront beaucoup plus actifs, beaucoup plus disposés à ne travailler que sur une partie du prototype. C’est la façon dont vous pouvez et devez absolument faire la même chose avec un Design Sprint virtuelle, un sprint à distance utilisant la salle de réunion avec zoom, de sorte que dès que vous commencez le prototypage, vous devez en quelque sorte répartir le travail, accélérer le travail en petits groupes et ensuite créer des salles de réunion.

Vous envoyez des gens pendant environ une heure et ils reviennent avec quelque chose de tangible.

Importance des pauses pendant le travail à distance

Je pense que c’est extrêmement important quand on travaille à distance et je pense que nous avions déjà le sentiment que nous sommes maintenant à près d’une heure dans cet appel que tout le monde ouais nous avons une conversation fantastique donc les niveaux d’énergie sont encore élevés, mais assurez-vous que pendant la semaine il y a vraiment assez de moments où vous avez juste des pauses, comme cinq minutes pour prendre une collation que vous pouvez juste prendre cinq minutes pour vous étirer les jambes. Parce que s’asseoir au bureau est différent de se promener dans une pièce
puis mettez les notes autocollantes, afin de vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour permettre aux gens de se reposer.

J’ai déjà utilisé ma bouteille d’eau trois ou quatre fois au cours de cette session car il est important que vous restiez hydraté et plein d’énergie, alors assurez-vous d’avoir de l’eau et des en-cas à côté de vous.

Je pense qu’il est important, puisqu’on ne peut pas faire un déjeuner de groupe, de s’assurer que les gens ont vraiment le temps de s’absenter, donc au moins 45 minutes pour un déjeuner correct afin qu’ils puissent consulter leur Instagram ou Facebook ou tout ce que vous devez faire d’autre et ensuite prendre un repas décent qui vous permettra de retrouver vraiment votre niveau d’énergie.

Je vous conseille de ne pas rendre les sessions trop longues, donc commencez à neuf heures et vers la mi-journée, faites une pause d’une heure. Et terminez la journée vers 17 heures afin que tout ne soit pas trop long et que vous gardiez votre niveau d’énergie élevé.

Et personnellement, je pense que le Design Sprint de cinq jours est vraiment intéressant pour le travail à distance parce que vous pouvez avoir des journées plus courtes, donc c’est moins fatigant, c’est moins stressant et c’est un format qui fonctionne vraiment bien pour tous les participants. Ils devaient s’occuper des enfants pour faire la cuisine pour la famille, donc c’est aussi quelque chose que nous avions en tête et nous donnions une heure et demie de pause.

Grâce à Covid19, les gens sont vraiment devenus très doués pour travailler à distance et zoomer. Bien sûr, vous devez installer le zoom la première fois, ce qui est un peu ennuyeux à installer pour l’utiliser, mais ensuite il suffit de cliquer sur le lien et ça marche. Et je suppose que je n’ai pas de statistiques, maintenant une grande partie de la population a installé Zoom sur l’ordinateur parce qu’à un moment donné, quelqu’un leur a demandé de participer à la réunion sur le zoom.

Nous avions 15 personnes qui travaillaient activement au sprint et qui venaient de plus de 10 pays. Les pays avec lesquels nous avions des problèmes étaient le Nigeria et le Liban pour des questions vraiment techniques comme la coupure de courant au Liban. Ce n’est pas plus que vous avez une heure par jour, vous n’avez pas d’électricité et c’est normal que cela se passe comme ça mais il s’avère que ces gens sont habitués à cela, mais j’étais en train de flipper. Je me disais que ça ne marcherait pas, qu’ils ne pouvaient pas partir. Mais non, ils ont été très patients, ils étaient comme des gars bien, je dois vous laisser parce que c’est la coupure de courant d’une heure à Beyrouth et c’est comme ça que ça se passe. Je vais vous rejoindre dans une heure. Donc le zoom n’est pas du tout un problème.

Vitesse des templates Miro/ Mural lors d’un Design Sprint

Je sais que Miro avait une meilleure vitesse avant et que Mural vient d’actualiser la vitesse en ce moment, donc elle devrait être bien meilleure. Mais je ferais attention à ne pas mettre trop d’images sur les planches. Si vous le pouvez, et surtout quand vous faites des croquis de solutions et que vous devez télécharger les images sur le tableau. Prenez le temps de les optimiser. Tu ouvres Photoshop, tu optimises tes images avant de les ajouter. Cela permet d’économiser beaucoup de bande passante car si les gens prennent une photo sur l’iPhone parce qu’ils ont un bon appareil photo en Afrique, alors ils ont de bons iPhones. Ils prennent une photo, la téléchargent et chaque image fait 10 à 15 mégaoctets, ce qui est une charge folle, donc c’est beaucoup.

Je pense qu’en tant que facilitateurs, vous devriez rassembler les croquis, les optimiser dans Photoshop ou autre et les télécharger.

Test des utilisateurs pendant les Design Sprints à distance

Ce que vous utilisez pour tester si une application web est disponible, vous pouvez essayer InVision, mais vous devez le charger et je serais honnête avec une conversation sur le zoom avec tous ceux qui sont déjà sur le zoom. Vous invitez la personne qui est déjà en mode zoom et vous partagez votre écran, ce qui signifie que le prototype est prêt sur votre écran, vous partagez l’écran et vous demandez à la personne de réagir à ce que vous montrez.

C’est donc plus guidé, c’est moins un test d’accessibilité comme s’ils n’avaient pas à cliquer eux-mêmes.