Le off du design sprint avec Fabrice Liut - Jour 1 Map

Aujourd’hui je veux vous parler de design sprint mais un peu différemment. Plutôt que de parler des temps de design sprint, c’est à dire les temps de production, les temps de travail d’équipe. Qu’est-ce que vous allez obtenir en sortie ; qu’est-ce qu’il faut prévoir en amont et tout ce type de film, c’est ce qu’on vous parle très souvent. C’est à dire ce qu’on produise, ce qu’on fait, ce qui se passe jour 1, jour 2, jour 3, on va retourner la pièce et on va parler de tout ce dont on ne parle pas habituellement.

Avant le Jour 1 du design sprint

Avant le jour 1 du design sprint il y a la rencontre. Elle commence à ce moment-là. En fait, la rencontre entre la personne qui commande design sprint. La rencontre entre la personne qui va pouvoir apporter ses compétences et aider à co-construire ce design sprint.

C’est aussi le moment où le facilitateur commence à rentrer dans l’histoire de l’entreprise qu’il va accompagner. C’est à dire que l’entreprise a un historique, est passé par plein de différentes étapes et Bien le facilitateur, lui, il est obligé de comprendre tout ça.

Donc il va devoir poser énormément de questions et rien qu’à ce moment-là, en fait, ce qui est intéressant, c’est que ça permet déjà avant d’avoir commencé le sprint aux personnes qui ont donc la volonté de faire design sprint pour produire quelque chose. De se poser des questions qu’ils ont peut-être déjà plus l’habitude de se poser. Et pour préparer les esprits, il va falloir recruter les bonnes personnes.

Et donc il va falloir trouver les bonnes personnes aussi dans l’organisation. Des fois ce n’est pas évident pour tout le monde parce qu’on ne sait pas exactement avec précision, qui est responsable de quoi. On va devoir inviter ou pas, et donc ça va amener toute une espèce d’enquête dans certaines organisations pour arriver à trouver les bonnes personnes.

Et puis, mine de rien, arriver à faire comprendre à ces personnes pourquoi elles sont nécessaires à ce moment-là, avant d’avoir bloquer 4 ou 5 jours pour travailler ensemble sous un format coopératif. Qui n’est peut-être pas non plus dans ses habitudes à l’origine.

Le jour 1 du design sprint

On arrive en jour 1, et c’est là où on est vraiment dans la pure rencontre. C’est à dire qu’on a des personnes qu’on a invité, qui ne se sont peut-être jamais vu avant, qui travaillent dans des services, sont séparés et qui n’ont pas vraiment de connexion.

Et bien là qu’est-ce qu’on fait ? Voilà, qu’est ce qui se passe humainement, il y a vraiment quelque chose de d’intéressant qui se passe. C’est qu’il va y avoir cette rencontre. Pour que sur la partie pile du design sprint puisse se passer des bonnes productions et des bons travaux il faut que sur la partie face on arrive à faire en sorte que ces gens se soient vraiment bien rencontrés, qui soient à l’aise. Qu’humainement c’est vraiment un lien qui a été tissé.

Ça, ce n’est pas juste avec des icebreakers, ça se fait vraiment avec une posture de facilitation. Que ça soit online, que ça soit hybride, que ça soit en physique. Une posture de facilitation qui est vraiment sur l’observation, sur les coups des différents participants, sur la compréhension de leur relationnel. Peut-être des fois sur leur historique de relationnel.

Il va y avoir tout ce travail très fin du facilitateur qui n’est pas forcément quelque chose qui est vendu dans les offres du design sprint. Mais qui est quelque chose de l’ordre du sensible et qui est vraiment nécessaire pour toute la suite du design sprint. Et toutes les expériences qui va s’ensuivre.

Des personnes qui se rencontrent, des personnes qui ne parlent pas forcément le même langage, parce qu’ils sont dans des services différents et donc des vocabulaires différents. Donc il va falloir réussir à faire les ponts entre les vocabulaires et les langages de chacun. Et puis on a aussi des personnes qui ne sont peut-être pas au même niveau d’information sur le projet sur lequel on va travailler.  Sur le challenge qu’on va essayer d’adresser et c’est tout le défi aussi de cette première journée de design sprint. Que parfois on ne fait même pas dans une organisation.

C’est à dire d’arriver à faire un bonne onboarding de tous les participants et d’arriver à mettre tout le monde au même niveau d’formation. Parfois, l’information est vraiment complètement éclatée dans une organisation.

Là, le design sprint permet de faire un alignement en termes d’information de personnes qui vient de plein de bords différents d’une organisation. Ce qui permet de synchroniser en fait les différents services de l’organisation. On n’en parle pas forcément en design sprint, on ne le voit pas forcément. Mais en réalité, c’est ce qui se passe. C’est un début d’alignement et de remise à niveau de tous les collaborateurs d’une organisation.

Design Sprint – How Might We

D’après-midi, quand on travaille sur les How Might We on demande aux participants de décrire des questions. C’est très rare quand on nous demande d’écrire des questions. Souvent, on va nous dire, tiens, il y a tel problème à taclé, il y a telle chose à développer, trouve-moi des solutions, commence à travailler dessus.

Et souvent, c’est avec ce prérequis-là, les personnes commandent design sprint, ils veulent faire émerger des prototypes, est tester pour avoir des solutions. Dans cette phase de questionnement de How Might We qui est génial, c’est que ça amène les personnes à apprendre à poser des questions.

A apprendre à raffiner des questions pour poser des meilleures questions. Et surtout aussi à rebondir sur les questions les uns et les autres. Et puis avec le voting venir faire émerger les questions prioritaires qui semblent vraiment adressé pour tout le monde.

Pour l’alignement des équipes dans une organisation on va essayer de poser un petit peu une vision, des valeurs, lignes stratégiques. Là, le design sprint permet aussi de se dire quelles sont les questions qu’on doit se poser tous ensemble. Le fait d’arriver à converger sur une ou deux, ou trois questions, vraiment majeur, ça montre quelque chose d’ultra important pour les différentes personnes qui sont présentes pendant le design sprint.

Design Sprint – MAP

Mais qui vont aussi pouvoir apporter dans leurs différents services de se dire. Ah voilà, on sait en vérité quelles sont les grosses questions, qu’il faut se poser tous ensemble, pour faire avancer cette organisation dans la bonne direction.

Pareil, quand on doit faire en sorte de présenter ce sur quoi on doit travailler dans une organisation. Comment est-ce qu’on va essayer d’adresser une problématique ? Comment est-ce qu’on va essayer de de travailler en équipe ?

Les présentations sont sous forme de slides, où sont sous forme de tableau Excel pour des plannings, ou des choses comme ça, on utilise très peu souvent la logique de la MAP. Ou de la visualisation, en fait de processus de, de projet.

Et ça, c’est un super exercice qui donc est nécessaire pendant le design sprint pour pouvoir définir la zone du parcours client, ou la zone du parcours collaborateur. Ou définir le moment idéal dans l’expérience du produit ou du service qu’on est en train de créer.

C’est nécessaire parce qu’ensuite, après, sur la Journée 2, on va Sketcher pour trouver des solutions pour cette partie-là. Mais ce qui est ultra intéressant, c’est que cet objet MAP peut en fait être créer et utiliser au quotidien pour tout type de projet. Je vous donne un exemple complètement décalé. Récemment j’accompagne une commune nouvelle. Donc c’est la fusion de 2 communes qui marie.

Ils n’avaient pas de vision très claire de comment est-ce que la commune fonctionne, les différents services et différentes activités. Les liens entre les services et activités nécessaires, le lien entre les politiques publiques et les services nécessaires pour faire vivre la commune.  On a fait un atelier de MAP où on a modélisé, on a posé à plat le fonctionnement de la commune grâce aux agents, grâce aux élus, et toutes les personnes qui étaient ici présentes.

La MAP, c’est un objet qui peut beaucoup perturber, mais en même temps, c’est un objet qui est super pour arriver à créer un point de contact. Comme une espèce de cartes d’action. C’est posé sur une table, il y a tout le monde qui se met autour et bien là on va pouvoir se mettre autour de cette MAP, et on va pouvoir se poser les questions dessus. On va pouvoir savoir où on travaille.

On va pouvoir comprendre le lien chronologique qu’il y a entre les différents éléments, les liens de relation qu’il y a entre les différents éléments. C’est un objet qui est super utile pour toute la vie, de n’importe quel humain, dans n’importe quel type d’organisation.

Un point aussi sur la dernière partie de la première journée qui est le moment où en fait, on priorise. On trouve la zone sur laquelle on va devoir travailler sur la MAP. Cet exercice et ultra utile, c’est à dire qu’en général déjà on ne va pas forcément prendre beaucoup de temps à se poser les questions et ensuite on va avoir souvent beaucoup de mal dans les organisations à venir prioriser. Et donc qu’est ce qui se passe ?

Il y a beaucoup de choses qui doivent se faire au même niveau d’urgence ou beaucoup de stratégie qui doit se déployer au même niveau, avec les mêmes, on va dire, les mêmes deadlines, ou les mêmes niveaux d’enjeu.

Ce qui fait qu’en fait il y a un fou artistique mais par quoi il faut qu’on commence. Donc tout le monde va commencer un petit peu dans son coin sur différentes choses qui ne seront pas forcément alignés. Qui ne vont pas forcément se nourrir les unes les autres, et donc on a une perte d’efficience qui est immense.

Là avec le design sprint on apprend à prioriser, et surtout on apprend la frustration de ne pas pouvoir travailler sur tout en même temps. Mais de devoir se dire là, on a une équipe pendant encore 4 jours pour travailler. Focus sur ce qui semble le plus important pour nous là aujourd’hui. Et on priorise et on ferme le scope sur ça et on va travailler vraiment sur quelque chose de très ciblé.

L’importance du temps off

Et aussi le off de temps en off, c’est à dire que les repas doivent sont pas anodins. Le repas du midi c’est vraiment un temps qui est favorable à tisser ce lieu de rencontre. Et à vraiment venir se connecter, se faire confiance pour que ça se passe bien pendant toute la semaine et au final que ça se passe bien aussi à la suite de la semaine.

Pendant toutes les interactions pourront ces différentes personnes de différents services de l’organisation en général. Ce que je fais en sorte de de proposer au groupe, c’est 1h30 de pause sur le midi. Pour vraiment qu’il y ait le temps entre les transitions, et 1h de vrai repas partagé où là je vais me mettre au milieu de tout le monde est quelque part faire de la facilitation mais un peu déguisée.

C’est à dire juste posé des questions un peu sur la vie de chacun et ça permet d’ouvrir un peu la conversation et de parler d’autre chose. Mais en même temps de rentrer dans une dimension un peu plus intime, qui permet finalement de ces vrais liens humains qui va favoriser la confiance. Et qui va favoriser le vrai travail de groupe.

Par la suite, le soir est important aussi, si c’est possible, de partager un petit temps off après le temps de travail. Ça permet un petit peu de laisser échapper toute l’attention qu’il a pu avoir pendant la journée.

La première journée n’est pas facile, c’est une journée ou on va se poser des questions ou comme je disais, on va devoir faire une map. On va devoir prioriser, on va devoir voter avec des gommettes. On n’a pas l’habitude de faire tout ça. Et ça peut être une journée qui est très fatigante, est très chargé.

Là le moment de décharge, le fait de le partager, de dire un peu ce qu’on a ressenti, et de s’ouvrir. Ça finit de tisser le lien de cette première journée pour pouvoir ensuite bien rentrer dans la deuxième journée.

J’ai fini pour cette première journée le off de la première journée du design sprint. Vous retrouvez la suite du off du design sprint dans les prochaines vidéos. Donc on parlerait du jour 2, jour 3, jour 4, jour 5 et puis le jour d’après le design sprint.

L’idée est vraiment d’arriver à vous partager bien tout ce qui se passe dans le back-office du design sprint. De tout ce qui se passe chez les humains, dans l’expérience vraiment qu’on vit pendant le design sprint et pas seulement juste de ce qu’on produit, des outils, des méthodes qu’on utilise, ou comment ça se passe pour les phases d’ateliers.

Il y a énormément de choses qui se passent autour et donc cette série est là pour vous mettre un petit peu l’éclaircissements et le doigt là-dessus. Et je pense que c’est ce qui peut aussi vous donner encore plus envie de vivre cette expérience du design sprint.

On se retrouve dans la prochaine vidéo pour la journée deux!