Salut à tous c’est Steph. Aujourd’hui je vais vous parler de comment mener un Design Sprint ou autre workshop en période de COVID-19? Le masque que je peux enlever parce que je suis tout seul. Donc ça va, ça craint pas mais on a vu fleurir partout autour de nous maintenant. Ca fait vraiment partie de notre vie et ce sera encore notre vie pour les prochains mois. Et puis bah du coup ça a des conséquences directes sur ce que nous on fait.

Donc nous on fait des designs sprints et des workshops d’innovation, des ateliers où le but c’est de réunir des gens dans le même espace pour travailler sur leurs problématiques d’innovation. Créer de nouveaux produits, créer de nouveaux services.

Créer les prototypes et elle est tester. Voilà il ya une vraie dynamique en fait de travail de groupe et puis on a on s’est retrouvé comme vous tous finalement. Dans la pratique de comment est-ce qu’on mène ce type de workshops avec le risque sanitaire je vais vous montrer cette image là qui date d’il ya un an.

Il ya un an voilà la manière dont nous ont mené au workshop et l’intérêt, c’est que vous pouvez réunir les gens dans la même
pièce avec du matériel très simple des post-it, des stylos et puis finalement il n’y avait pas besoin de beaucoup. Il fallait un bond de facilitateur, un groupe et une problématique intéressante. On pouvait créer une vraie dynamique, une vraie énergie autour de ça.

Le Covid arrivée, du coup maintenant ça pose bien sûr des risques sanitaires. Je pense que que vous, comme moi, vous avais pas très envie d’être les uns sur les autres dans un petit espace fermé. Donc oui on peut mettre un masque mais même, vous n’avez pas envie d’être ensemble, de manipuler des post it et d’être proche des gens.

Il ya aussi un problème c’est que les gens, qui des fois doivent participer à ces ateliers là sont des experts dans leur domaine. Du coup ils doivent voyager et du alors actuelle des voyages c’est plus vraiment autorisé ou possible ça pose un vrai problème.

Remote Online Design Sprint

En fait la manière dont on a résolu ça c’est qu’on a beaucoup beaucoup travaillé ces derniers mois. Pour rendre notre pratique du design sprint possible à distance. Et qu’en fait la découverte, c’est que ce design sprint à distance bien fait j’entends bas sont aussi performants que des sprints en présentiel.

Et même il y a des vrais avantages par rapport à du présentiel, donc je sais je vous parlais de ça aujourd’hui. C’est de trois différents types de workshops, pas les workshops présentiel bien sûr.

Design sprint à distance donc et puis des workshops hybride qui sont un mix des deux. Si on regarde le présentiel, bon on est tous ensemble dans le même espace. Et puis on peut encore emmener à l’heure actuelle avec des strictes règles de sécurité. C’est à porter le masque, faire très attention aux infectés, laver les mains, etc. Puis voilà, il y a un certain risque.

Maintenant le remote, à distance dit essentielle. L’intérêt c’est que du coup c’est très safe. C’est parce qu’on peut le faire depuis où on veut. Donc les gens peuvent être depuis chez eux. Il s’expose pas au danger donc et puis on peut le faire par Zoom, Skype, Microsoft teams. L’idée c’est d’être ensemble en fait, en chat.

C’est peut être un peu perturbant la première fois que vous le faites, la première demi-heure. Même mais vu que le workshop dure cinq jours. On s’y habitue complètement et ça devient vraiment quelque chose de quotidien. Et de normal de discuter avec les gens par ce biais là.

Parce qu’aussi on n’est pas focalisé que sur la discussion, vous voyez l’espace à gauche. C’est un espace de travail donc on fait ce qu’on ferait dans un sprint traditionnelle, avec des post it sur un mur blanc. Là on va le faire au moyen d’un logiciel qui s’appelle Miro ou Mural.

Il y a plusieurs logiciels qui font ça et c’est du whiteboard virtuel. On va coller des post it virtuels dans un espace et ça marche très très bien. En fait les gens sont en parallèle, les gens qui par la droite sur zoom et on les voit bouger coller leur post it et en fait ça donne vraiment cette illusion de se retrouver dans la même pièce.

C’est compliqué à expliquer avec des mots, je pensais vraiment quelque chose à vivre. Mais vraiment vous avez le sentiment
d’être avec les personnes parce que vous travaillez de manière synchrone sur la même chose.

Ca c’est vraiment quelque chose que j’ai appris ces derniers mois à quel point c’est puissants de travailler sur ce type de
méthodologie à distance. Bien sûr que il faut que ce soit bien cadré, bien facilité etc. Mais ça marche très très bien donc voilà quelques images d’un remote sprint.

On a créé tout une espace de travail qui s’appelle un canevas, ce qui permet de mener l’entier de workshop donc l’entier des cinq jours sur un seul document. Et on peut zoomer dé-zoomer, ajoutez des post it etc. Et ça marche vraiment très bien.

Les avantages de remote design sprint, c’est que les gens ne risque pas de tomber malade en participant à votre workshop. Et ça je pense que c’est quand même la base. Et il y a aussi un vrai avantage que j’ai découvert ces derniers mois c’est qu’en fait on peut vraiment travailler avec le monde entier.

Donc pour peu que votre projet requiert l’assistance d’un expert qui est quelque part dans le monde, on peut très facilement lui envoyer un lien à cliquer. Et il nous rejoint dans le workshop comme ça, en un claquement de doigts, sans voyager, sans rien organisé.

C’est extrêmement facile est la qualité des personnes qu’on peut réunir à leur niveau d’expertise est vraiment incroyable et ça c’est vraiment grâce à l’outils pour le travail à distance.

Après c’est quand même des workshops et des design sprints bien sûr plus compliqué à facilités parce qu’il ya une dimension de guider le groupe de la matière de régie. Dont dans l’effort de design sprint, mais aussi toutes les composantes techniques. Il faut un peu gérer tout ça – les webcams, les son, etc.

C’est pour ça que on est bien équipé, en inventant tout un studio qui nous permet de le faire dans de très bonnes conditions, aussi avec beaucoup d’expérience.

Puis voilà aussi une question d’énergie – c’est comment qu’on le garde, comment on interagit avec les gens à distance.
Ca marche quand même très bien, parce que ce qui est important, c’est le fait d’être en live. C’est pas pour rien que vous savez à tous les live stream des youtubers ou les jours qu’il faut de jeux vidéo.

Ca marche très très bien parce que c’est live. C’est cette connexion qu’on soit ensemble au même moment, et ça vraiment c’est quelque chose de très fort.

Hybrid Design Sprints

J’ai expérimenté dernièrement sur un format que je trouve très intéressant, qui est le format hybride. C’est-à-dire que on est comme dans un sprint présentiel. Les gens dans la même pièce, dans le même espace qui portent bien sûr des masques.

Ce qui est intéressant avec ça, c’est que les gens sont sur place donc les échanges sont très naturels parce qu’il suffit de parler à la personne, elle est à côté de nous. Vraiment on a cette énergie qui est créé, mais ce que vous remarquez c’est que les gens en fait travail tous sur leur ordinateur.

Au lieu d’utiliser le matériel de design sprint en présentiel, donc juste des post it et des stylos, là on a aussi utilisé le virtual whiteboar – Mural, et chacun sur son ordinateur travail sur son espace.

L’intérêt de faire ça c’est qu’en fait ça permet aux gens de se distancer, bon là on avait peut-être un maître un mètre et demi des espaces entre les gens, mais on peut très bien faire 2 3 mettre entre les participants, c’est peu importe tout dépend de l’espace qu’on à disposition.

C’est vraiment intéressant parce qu’on a tout le monde au même endroit, mais en même temps on est beaucoup plus safe parce que on a des masques. Puis on peut travailler chacun sur sa machine, sans allez toucher les autres personnes.

C’est quelque chose que j’ai trouvé vraiment intéressant. Bien sûr hybride design sprint est moins safe qu’un sprint complètement online où les participants sont enfermés chez eux. Mais il ya quand même ces dynamiques de workshops, de groupes. C’est safe parce qu’on peut le faire sans être collés les uns aux autres, et puis moi j’ai vu qu’on peut créer une
bonne énergie, une très haute énergie en facilitant ce type de hybrid sprint.

Et puis les points faibles de ce type de sprint. C’est un- port du masque obligatoire et ça, ça casse un peu de l’interaction que vous pouvez avoir avec les personnes. Et deux- des aspects aussi technologiques qu’on rencontre aussi bien sûr en remote design sprint.

Mais un des intérêts du design sprint c’est qu’on pouvait le faire avec des matériels très simple – papier, stylo, post-it. Et n’importe qui pouvait participer à un sprint. Ben là il ya quand même les outils, ils sont très simples et puis que nous on aide les gens à les utiliser.

Il faut savoir utiliser zoom par exemple, ou skype. Il faut avoir une souris, à savoir cliquez sur sa souris. C’est pas beaucoup plus compliqué que ça mais quand même il ya une petite barrière à l’entrée. Et si vous avez un niveau qui vous permet de regarder cette vidéo ou d’utiliser zoom vous même normalement ça va très bien se passer.

J’espère que c’était utile cette exploration des méthodes design sprint, workshop collaboratif 2020 avec le Covid. En tout cas ça c’est passionnant. Moi je le vis depuis l’intérieur et je sais qu’il ya beaucoup de choses qui vont ressortir, et notre pratique évolue vraiment au jour le jour un peu forcée par le covid mais ça va amener à des choses vraiment
exceptionnel est très intéressante.