Comment intégrer le Design Sprint dans les grandes entreprises?

Le Design Sprint Quarter, une stratégie en 3 mois, du Design Sprint à l’Execution

Ou comment intégrer le Design Sprint dans les grands groupes

Laissez moi me présenter: je m’appelle Stéph, et je suis le CEO de Design Sprint SA, basé à Lausanne, en Suisse. Au moment d’écrire ces lignes, nous avons mené près de cent Design Sprints en 4 ans, principalement en Suisse, en France et en Europe — nous travaillons particulièrement avec de grandes entreprises, souvent leaders de leur marché.

Ces dernières années, après avoir signé environ 115kg de NDAs (j’exagère à peine 😅), nous avons eu la chance d’entrer dans une bonne douzaine de war rooms, de labs d’innovation, et d’échanger en profondeur avec de nombreuses équipes sur leurs pratiques d’innovation et de transformation digitale.

Et une question revenait sans-cesse:

“Que se passe-il APRES le Design Sprint?”

Dans ce long article, je souhaitais partager avec vous notre stratégie de suivi post-Design Sprint sur laquelle nous avons travaillé pendant plus d’un an. Nous avons appelé cette stratégie de 3 mois “Le Design Sprint Quarter”.

Il y a un an

Design Sprint Jour 5, 17:00 je regarde l’équipe autour de moi, les yeux rivés à l’écran. Les cellules de notre grille d’évaluation de fin de Sprint (on appelle ça une scorecard) ressemblent à un drôle de Tetris rouge et vert. Je savoure le moment, on touche au but. “On tient un truc là, les clients réagissent positivement au concept…”
Sourires sur les visages, sentiment de fierté. On se fait un high-five.
“- bien joué l’équipe, super design sprint. Bon week-end! ”

L’équipe quitte la salle. Semaine top.

Oui mais après?

Alors que je suis en train de ranger mes affaires, le Décideur s’assoit à mes côtés l’air soucieux.
“Stéph… maintenant on fait quoi?”

Je le regarde un peu surpris.

“- Je veux dire… Ok on doit construire ce produit mais c’est quoi à ton avis les prochaines étapes? Je vais devoir me battre pour obtenir des budgets et monter une équipe, on risque de nouveau de perdre des mois”

La personne en question est un manager expérimenté, qui a travaillé dans le digital de nombreuses années. Lorsque je lui parle de construire une V1 rapide du produit avec une petite équipe, il me coupe “oui le Lean Startup, je connais, mais tout ça c’est de la théorie. Je veux dire concrètement, dans mon cas, chez un grand compte, tu ferais quoi?”

Je comprends où il veut en venir: le Design Sprint créé par Jake Knapp au sein de Google, apporte un vrai sentiment de sécurité, une clarté dans la marche à suivre, battle-tested. Tout type d’entreprise, même la plus rigide est capable de se mettre en mode “startup” le temps de 5 jours et de lancer un design sprint, comme une expérimentation. Car le déroulement du Sprint est archi-clair.

Comment dans ce cas, gérer l’après, conserver l‘énergie positive du Sprint? Alors que tout devient flou, lent, bureaucratique à nouveau?

En tant que Sprint Master consultants, le plus dur pour nous c’est de devoir quitter une équipe après une semaine. Chaque Sprint c’est une nouvelle histoire, une aventure et on a un peu l’impression de devoir sauter du bateau alors qu’il est en train de quitter le port. Avec mon équipe Design Sprint Ltd, nous avons longuement réfléchi comment nous pourrions accompagner nos clients plus longtemps.

Et si il était possible de reprendre l’idée-même du Design Sprint (un processus pas-à-pas avec une durée de temps contrainte) mais de l’étendre à l’après-Sprint?

Les challenges de l’après Design Sprint

Chaque entreprise est différente, plus ou moins mature en terme de digital ou de design de produit, mais ces quatre dernières années, nous avons observé des situations similaires et les mêmes obstacles qui revenaient sans cesse.

Si je devais en retenir trois, voici les plus grands risques liés à l’après-design sprint:

Le vrai décideur n’était pas dans la salle.
Pour une startup, il reste possible de demander au CEO d’occuper le rôle de Décideur. Lors d’un Sprint avec une grande entreprise, c’est souvent un senior exec (VP, Senior VP) qui occupe ce rôle. Malheureusement, en fin de Sprint, il n’a pas forcément le pouvoir de débloquer des budgets importants ou d’allouer des ressources à un nouveau projet.
Les budgets sont validés une fois dans l’année et sont calibrés pour maintenir et optimiser des produits et services déjà en place
Comment dans ce cas, financer un nouveau projet, qui n’était pas prévu de longue date? Comment obtenir des ressources pour explorer de nouvelles directions?
L’exécution est externalisée
En Suisse et en Europe, rares sont les grandes companies qui disposent de leur propre équipes de design / dev. Lorsqu’il s’agit de créer un nouveau produit, la plupart font appel à des agences, ou prestataires externes. Les contrats portent sur des sommes très importantes (entre plusieurs centaines de milliers de dollars et plusieurs millions) passent par nos amis du département légal et prennent des mois à être conclus. A ce moment là, l’énergie du Design Sprint initial a disparu depuis belle lurette.

Après avoir assisté à ces mêmes problèmes dû au fonctionnement des grandes entreprises encore et encore nous avons décidé prendre le challenge à bras de le corps et de trouver des solutions pour répondre à cette question:

Comment accompagner au mieux nos clients à la suite d’un Design Sprint?

Il y a un an, j’étais en plein déménagement: appartement vide, murs blancs… une war room en puissance. De plus c’était l’été et nous avions quelques jours plus tranquilles devant nous. Le moment était idéal pour lancer un Design Sprint sur cette question.

Le résultat de cette semaine fut la toute première version d’un document se présentant sous la forme d’une timeline, que nous avons prototypé et testé au départ auprès de nos clients, amis, et collègues. Toutes ces personnes vraiment smart et actives dans l’innovation*, ont pris le temps de la consulter et de réagir, ce qui nous a permis d’itérer et de l’améliorer au fil des mois.

Au fil du temps, nous nous sommes sentis prêts à le partager avec certains experts internationaux : des Googlers, des personnes réalisant leur thèse académique sur le Design Sprint et bien sûr, notre ami Jake Knapp, qui a accompagné de nombreuses startups avec Google Ventures et qui n’est autre que l’auteur du livre Sprint.

Notre Design Sprint Quarter Timeline n’est probablement pas parfaite et évoluera avec le temps, mais nous sommes déjà très heureux de ce que nous avons appris. Voici enfin temps de rendre cet outil disponible à plus large échelle.

Trois mois est la durée idéale pour une grande entreprise

En concevant la timeline originale, cette durée de 3 mois s’est naturellement imposée. La plupart des entreprises réfléchissent en Quarter. c’est à dire qu’elles peuvent obtenir des budgets lors de ces échéances mais doivent aussi rendre des comptes, montrer du concret.

Bon Steph, elle est où cette timeline?

La voici: ✨

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La version PDF est disponible sur cette page

Optimisé pour les grands groupes

Ce programme s’adresse avant tout aux entreprises souhaitant intégrer le Design Sprint dans leur processus d’innovation. Si vous avez déjà mené des Design Sprints, vous êtes prêts à démarrer.

Il n’y a que trois choses importantes à avoir en tête avant de se lancer:

Budgétiser un Quarter à la fois: au lieu d’essayer d’obtenir le budget pour l’entier du projet, ne budgétisez dans un premier temps, que les trois premiers mois, avec la possibilité de vous arrêter après le 1er Sprint en cas d’échec du concept du produit. L’équipe doit accepter cette règle du jeu: le projet peut s’arrêter après le 1er Sprint.
Lancer quelque chose en 3 mois: Le design sprint fonctionne à merveille grâce à la pression temporelle que l’on se fixe dès le début. Ici il en est de même: on peut garantir que quelque chose sortira au bout des 3 mois et sera présenté au grand public. C’est au cours du processus que l’on définira exactement quoi. Le temps est donc fixe, ainsi que le budget, seul ce qui sera effectivement construit variera.
Responsabilisez une petite équipe: assignez la responsabilité du projet à une petite équipe, la même pour les 3 mois. La manière dont nous proposons de structurer c’est, comme pour un design sprint classique:
– l’équipe interne (max 5 personnes aux profils variés: marketing, sales, technique, + le Décideur) qui participeront aux Design Sprints
– l’agence externe, spécialisée la conduite du design sprint, constituée au minimum du Sprint Master et du Designer en charge du Prototype.

Comment mener votre Design Sprint Quarter, pas-à-pas

Premier mois

Semaine 1: Avant le Sprint

Définir le challenge et l’équipe

Le Sprint master et le Responsable du projet (au minimum) se réunissent. L’idée est de parler des enjeux des 3 prochains mois et de préparer ensemble le premier Design Sprint. A ce stade il faut valider:

le Sprint Goal “Comment pourrions-nous …” et certains KPIs
une “cible” prioritaire, (utilisateurs business…)
l’équipe qui participera aux deux Sprints
les aspects logistiques (lieu, horaires…)

Semaine 2: Design Sprint de 5 jours ⚡️

Bon, cette partie là vous la connaissez. Nous sommes des adeptes de la formule originale du design sprint de Jake Knapp en 5 jours, telle que pratiquée au sein de Google Ventures.

Si vous ne connaissez pas encore le design sprint, découvrez cette courte video de Jake ou encore mieux, dévorez le livre.

Semaine 3: Affiner

A. Améliorer le Prototype

A la vue des premiers Tests, on est toujours capables de déceler un bon nombre de modifications nécessaires. Souvent au niveau des contenus, de l’ergonomie, ou du graphisme. Entre une et deux journées sont généralement nécessaires à ce stade pour corriger ces petits défauts de jeunesse et s’assurer que le Prototype rende justice au futur produit et soit présentable lors du Judgment day.

Certaines agences, comme AJ&Smart ou Etch, proposent de mener le second Sprint d’itération directement la semaine suivante. Cela fonctionne si les deux Sprints étaient prévus d’avance et si l’agence réalise cette fois-ci la majorité du boulot, mais dans notre expérience, nous avons vu qu’il était plus agréable de laisser un peu de temps de battement (entre une et deux semaines). Dans ce laps de temps, chacun pourra se reposer un peu et travailler sur d’autres projets.

B. Remplir le Value Proposition Canvas et le Business Model Canvas

Cet outil, créé en Suisse 🇨🇭 par Alex Osterwalder et Yves Pigneur nous a semblé être une activité business utile à ajouter à cette timeline.
En entrant chez un nouveau client, qui plus est dans un espace dévolu à l’innovation, on observe toujours attentivement ce qui est affiché au mur. Le Value Proposition Canvas, qui va de pair avec le Business Model Canvas y était très souvent affiché. En Suisse bien sûr, mais aussi partout où nous allions en Europe.

Lors de la dernière Sprint Conference de 2018 chez Google à San Francisco, j’ai appris qu’il était utilisé à l’interne et que les Googlers cherchaient une connexion avec le Design Sprint.

Lors de l’une d‘une rencontre avec Yves Pigneur, je lui ai directement posé la question: comment interfacer le VP Canvas avec le Design Sprint?

Pour lui, l’idéal c’est de remplir la partie droite (la partie Customer segment) soit avant le Sprint, soit lors du premier jours, avant la MAP. La partie Value proposition (le produit, à gauche) pourra être remplie à l’issue du Sprint, en reprenant le concept du prototype et agrémenté des enseignements des tests, comme un résumé du produit en quelques sortes.

Judgment day 🔥

C’est le moment clé de cette timeline. Lors de certains de nos Design Sprints, malgré des résultats sans équivoque lors du jour 5, l’équipe n’était pas en mesure de prendre une décision immédiate, surtout lorsque les résultats ont été négatifs “on continue et on cherche une solution ou on arrête le projet?”. Vendredi est une journée intense et très émotionnelle. Il est difficile d’analyser à chaud des résultats. Nous avons vu plus tôt la problématique de ne pas forcément avoir le décideur ou la décideuse finale dans le Sprint.
Et disons-le aussi, tuer dans l’œuf un projet demande un vrai courage, surtout face à l’équipe qui s’est donnée corps et âmes durant une semaine.
Et personne ne souhaite avoir à le faire.

C’est la raison d’être de ce Judgment day. Rassembler la ou les personnes qui peuvent juger de manière objective selon ces trois critères (IDEO).

Désirabilité: (analyser la scorecard en fin de Sprint + videos des tests)
Faisabilité: a-on les équipes, le know-how?
Viabilité: a-on les ressources, estimer le budget?

(Ahmed Al Ali a publié récemment un excellent article exactement sur ce sujet.)

Si le/la CEO n’a qu’une seule matinée à consacrer à ce projet au cours des 3 prochains mois c’est lors du Judgment day.

Cette demi journée peut s’articuler autour de deux outils:

le Business Model Canvas dont j’ai déjà parlé, qui permettra de discuter du futur produit et de sa place dans l’écosystème de l’entreprise.
Et l’Innovation project Scorecard, qui est un tout nouvel outil de Strategyzer, qui permettra d’évaluer d’une manière pragmatique les chances de succès du projet sur des critères précis.

Le résultat concret du Judgment day est double:

un GO ✔/ no GO 🚫 formel quant à la suite du projet.
en cas de GO, la poursuite du projet est actée. Le budget pour les deux prochains mois est validé 💵, et une équipe est mise à disposition pour travailler sur le MVP au cours des deux prochains mois. Un budget peut rapidement être calculé, par exemple:

Exemple de création d’une équipe et calcul d’un budget pour le MVP

1 Designer (UX/UI) pour 4 semaines =20 jours
1 Developper (full stack) pour 6 semaines = 30 jours
+ 3 x réunions de pointage (4 heures) avec 4 personnes en plus = 6 jours

GO!! → 2ème mois

Le deuxième mois de projet est consacré à la conception du MVP. Lorsque je parle ici de Minimum viable product, il s’agit de définir ce qui sera effectivement présenté au grand public à la fin des trois mois. S’agit-il d’un véritable produit fonctionnel? D’une landing page ou mini site agrémenté de videos? La matérialité dépendra grandement en fonction du domaine et du nombre de personnes à disposition pour réaliser ce MVP.

L’important c’est que l’on puisse garantir que quelque chose sorte et soit visible à la fin des 3 mois.

– A la fin du premier Design Sprint on montrera un prototype à 5 testeurs (cela reste donc caché, à l’interne)

– A la fin des 3 mois, on souhaitera au contraire exposer le MVP à un maximum de personnes, de manière publique

Semaine 5: (Sprint 3 jours) ⚡️

Dans certains cas, un deuxième Sprint ne sera pas nécessaire. Parfois le premier Design Sprint permet d’identifier un produit cohérent et assez lean pour être construit rapidement.

Très souvent, cependant, un deuxième Design Sprint peut s’avérer utile. Dans ce cas de figure, nous proposons de réunir exactement la même équipe que lors du premier Sprint, avec cette fois-ci comme Sprint Goal: “define the MVP, what can we build in 6 weeks with X people?”. Si les développeurs, ingénieurs ou techies n’étaient pas de la partie lors du premier Sprint, il est primordial de les intégrer à ce stade.

Vous aurez remarqué que le Sprint est plus court: c’est simplement parce qu’il est un follow-up Sprint, avec la même équipe, et qu’il se concentrera sur la définition du MVP. Pour ce format 3 jours, la version raccourcie de Google nommée Product Design Sprint nous semble être un excellent format.

Construction du MVP

Nous recommandons de garder l’équipe aussi réduite que possible. Dans le cas d’un produit digital, si le MVP a été correctement défini, un(e) designer et entre une et deux personnes au niveau du développement devraient suffire.

Dans l’idéal, ces ressources se trouvent à l’interne ou du côté de l’agence qui vous a accompagné lors des Sprints. Dans certains cas, un partenaire externe pourra être intégré.

3ème mois

Semaines 8–12: Construire le MVP

La fin du deuxième mois et l’entier troisième sont consacrés à la construction du MVP. A ce stade on laissera la petite équipe s’auto-organiser afin de gagner en rapidité et en efficacité.

Semaines 8, 10 et 12: Tester et planifier la suite

Toute les deux semaines, on organisera un pointage sur l’avancement de la construction du MVP afin de mesurer ce qui a été réalisé et de définir le travail de la semaine suivante. Même si vous ne travaillez pas en agile-Scrum, ni même dans un contexte digital, le modèle de la Sprint review pourrait vous être utile afin de structurer cette réunion de pointage.

Semaine 12: Reality check

Le Design Sprint Quarter aura permis de de-risquer le projet au maximum en testant votre concept à l’interne et auprès des parties prenantes du projet.

Il est maintenant temps de lancer votre MVP de manière publique.

Au préalable vous aurez établi une série d’hypothèses à vérifier que vous confronterez à la réaction du marché.

Hourrah 🎉!!!

Oui, mais Steph… après on fait quoi?

😆 🙄

C’est ici que s’achève notre Timeline, et trois mois intenses qui nous ont fait passer d’un problème initial à un produit.

Dans les semaines à venir, vous obtiendrez d’innombrables data que vous pourrez traquer et mesurer grâce à des outils tels que Google Analytics, Firebase, Hotjar, Hubspot… pour ne citer que certains des plus connus

nombre d’utilisateurs
taux de rebond
temps passé
parcours d’achat
panier moyen

… une véritable mine d’or pour mesurer l‘impact du produit ou service et planifier ses futures évolutions.

A ce titre l’un des meilleurs articles qu’il m’ait été donné de lire récemment sur la recherche du product market fit a été écrit par Rahul Vohra de Superhuman

How Superhuman built an engine to find product market fit

Download Timeline⬇

La version PDF est disponible sur cette page

Merci de m’avoir lu!

Si vous souhaitez poursuivre la conversation ou nous aider à améliorer cet outil, n’hésitez pas à répondre à cet article et partager votre expérience, vous pouvez aussi m’écrire via cette adresse: timeline@design-sprint.com ⚡︎

Stéphane Cruchon est un spécialiste du Design Sprint, speaker et enseignant en UI / UX Design, vivant à Lausanne en Suisse.

www.design-sprint.com

* Merci!!!

Un grand merci aux collègues Designers et Sprint masters, clients, experts en innovation et amis ayant pris du temps pour réagir à notre Timeline et nous aider à améliorer notre outil (entre autres): Eglé Cruchon, Tamara Garavelli, Kenny Brandenberger, Jake Knapp, Orlane Perey, Peter Ivan, Geraud de LAVAL, Hernan Virgolini, Edgar Haldimand, Thomas Botton, Salvatore Bocchetti, Pascal Briod, Ahmed Al-Ali, Thierry Krummenacher, Pascale Hellmueller, Kai Haley, Yves Pigneur, Alex Osterwalder, Sabrina Goerlich, Fabrice Liut, Benjamin Richy, Benoit Dubouloz, Mathieu le Du, Sevilla Garza Weaver, Christen Penny, Pierre Briffaut, Jennifer Reed, Micael Lopes, Kate Munro, Eva McLellan, Rob Hoitink, Guido Bakker, Serge Piguet, Nicolas Rattaz, , Alexandre Oehen, Le Laptop, Bart Suichies, Kalin Nicolov, Christine Reinhard, Orianne Trouillet, Fabio Scotto di Clemente, Bertrand Fritsch, Edouard Jacquet, Audrey Hacq, Joelle Chong …